Zwei Fragen genügen, um zu entscheiden, wo eine KI-Automatisierung anfängt: Was kostet ein Fehler? Und was kostet die Umsetzung? Aus der Position im Feld ergibt sich die Reihenfolge.
Die Frage, die in Erstgesprächen mit mittelständischen Unternehmen fast immer zuerst gestellt wird, lautet nicht „Was kann KI?“, sondern „Wo fangen wir an?“. Beide Fehler sind teuer: an der falschen Stelle zu beginnen kostet Vertrauen, gar nicht zu beginnen kostet Anschluss.
Ob sich ein Prozess überhaupt für KI eignet, hängt vor allem davon ab, wie schwer ein Fehler wiegt – nicht, wie wahrscheinlich er ist.
Werbemittel, die gedruckt und bundesweit ausgehängt werden. Ein Fehler ist nach dem Druck nicht mehr korrigierbar, sichtbar für alle und teuer. Ohne Human-in-the-Loop wird so ein Prozess nicht automatisiert.
Persönliche E-Mails. Ein sprachlicher Ausrutscher fällt kaum ins Gewicht und ist im Zweifel mit einer zweiten Nachricht behoben. Automatisierung ist hier unbedenklich.
Diese eine Skala erklärt aber nur die Hälfte. Sie beantwortet, ob etwas automatisiert werden darf – nicht, ob es sich lohnt. Ein risikoarmer Prozess kann trotzdem monatelange Integrationsarbeit bedeuten. Deshalb kommt eine zweite Achse dazu: der Aufwand.
Ziehe die Punkte, füge eigene Prozesse hinzu oder wechsle zum Tab „Einordnung“ für die Leitfragen. Die Position ergibt sich aus zwei unabhängigen Achsen: Risiko bei Fehlern (senkrecht) und Aufwand der Automatisierung (waagerecht).
Vollautomatisch, Stichproben genügen. Hier entstehen die ersten Referenzen und der schnellste sichtbare Nutzen.
Die KI erstellt den Entwurf, ein Mensch gibt frei – der Freigabeschritt ist fest eingeplant. Der Zeitgewinn bleibt erheblich, die Verantwortung bleibt beim Menschen.
Lohnend, aber mit Projektcharakter. Budget, Zeitplan und Zuständigkeit einplanen statt nebenher zu starten.
Bewusst später – sobald Erfahrung und ein belastbarer QA-Prozess bestehen. Bleibt dokumentiert und kommt dann auf die Roadmap.
Ein Tag mit vier bis acht Teilnehmenden aus den beteiligten Fachbereichen. Die Zusammensetzung ist entscheidend: Vorgänge werden am besten von denen beschrieben, die sie ausführen – gemeinsam mit den Fachbereichen entstehen eine gute Priorisierung und Akzeptanz.
Die Teilnehmenden weichen der Entscheidung aus. Gegenmittel: Positionen relativ zueinander vergeben statt absolut – welcher Prozess ist riskanter als der andere?
Typisch bei technisch versierten Teilnehmenden. Die Kontrollfrage „Was passiert, wenn dieser Fehler in der Lokalpresse steht?“ verschiebt die Einschätzung meist zuverlässig.
Typisch, wenn niemand aus der IT im Raum sitzt. Die Frage nach beteiligten Systemen und schriftlich vorliegenden Prozessbeschreibungen deckt das auf.
Diese Prozesse sind oft die wirtschaftlich wertvollsten. Sie werden zurückgestellt und dokumentiert, nicht verworfen – sie sind die Roadmap für Jahr zwei.
Die Matrix ist kein isoliertes Format, sondern der Einstieg in vier zusammenhängende Leistungsbausteine.
Die Matrix ist das zentrale Instrument des Potenzial-Workshops und liefert das Ergebnisprotokoll für die KI-Roadmap.
Die Prozesse aus dem Feld unten links bilden das konkrete Umsetzungspaket der ersten Automatisierungsphase.
Prozesse mit Datenschutzanforderungen entlang der Risikoachse begründen die On-Premise-Lösung sachlich statt pauschal.
Die Freigabeschritte aus dem Human-in-the-Loop-Feld werden zu wiederkehrenden Betriebs- und Qualitätssicherungsleistungen.